הפניית תלמידים לוועדת זכאות ואפיון מתאפשרת עד 31 במרץ בכל שנה. במקרים מיוחדים אפשר לקיים דיון שלא במועד הקבוע (ועדה חריגה). הגורמים שבאפשרותם להפנות תלמיד לוועדת זכאות ואפיון שלא במועד הקבוע הם הורה התלמיד, מוסד חינוך או רשות חינוך מקומית.
ההחלטה על קיום ועדה שלא במועד הקבוע אינה מייתרת את קיום הדיון בוועדת זכאות ואפיון, שיתקיים על פי כל הנהלים. מימוש הזכאות, אם תיקבע, יתקיים באותה שנת לימודים או בשנה העוקבת, בהתאם לבקשת הגורם המפנה.